Zajištění či proplacení nákladů na dopravu zaměstnanců z a do práce

Zajištění či proplacení nákladů na dopravu zaměstnanců z a do práce

Jde stále o zaměstnanecký benefit, nebo již nutnost? Díky cenám za dopravu může být pro některé zaměstnance cesta do sídla firmy finančně neúnosná.

Spolu s nedostatkem kvalitních zaměstnanců zvažují zaměstnavatelé rozšíření zaměstnaneckých benefitů. Nabízí se podpora dopravy zaměstnanců do práce. Tento benefit díky neustálému zdražování jízdného ocení řada stávajících zaměstnanců a možná přiláká i zaměstnance nové. Má však i svá úskalí.

 

Proplácení jízdenek se prodraží, příspěvek bude součástí výplaty

Jako nejjednodušší a nejrychlejší varianta se jeví proplácení ceny jízdného. Zaměstnanci by jednoduše své jízdenky za vlakovou či autobusovou dopravu do zaměstnání předložili v předem určených časových intervalech zaměstnavateli k proplacení. Avšak toto (na první pohled) jednoduché řešení je ve skutečnosti docela složité a nákladné.

Nejedná se totiž o pracovní cestu, kdy zaměstnavatel cenu jízdného jednoduše zaměstnanci proplatí. Pracovní cestou nemůže být cesta zaměstnance z jeho bydliště do místa pravidelného pracoviště, respektive místa výkonu práce. Cesta do zaměstnání je vždy považována za soukromý výdaj zaměstnance.

Jestliže zaměstnavatel výdaj zaměstnanci proplatí, bude částka tohoto peněžního příspěvku zdanitelným příjmem ze závislé činnosti podle § 6 zákona o daních z příjmů. Zkrátka bude „přidaněn“ k jeho běžné výplatě. Příspěvek bude také součástí vyměřovacího základu povinných odvodů zdravotního a sociálního pojištění, a to jak na straně zaměstnance, tak na straně zaměstnavatele.

 

Musí se jednat o benefit v souladu se zákonem

A jak to bude s náklady na straně zaměstnavatele? Bude příspěvek na dopravu zaměstnanci do zaměstnání formou finančního příspěvku daňově uznatelný? Zde může zaměstnavatel postupovat v souladu s ustanovením § 24 odst. 2 písm. j) bodu 5 zákona o daních z příjmů. Daňově účinné jsou výdaje (náklady) na pracovní a sociální podmínky, péči o zdraví, zvýšený rozsah doby odpočinku zaměstnanců a vynaložené na práva zaměstnanců vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní smlouvy nebo jiné smlouvy (pokud tento nebo zvláštní zákon nestanoví jinak).

Naštěstí není v zákoně ohledně příspěvku na dopravu dále stanoveno nic jiného (tento nebo zvláštní zákon nestanoví jinak) a výdaje (náklady) upravené interním předpisem, kolektivní smlouvou atd. budou pro zaměstnavatele daňově uznatelné.

 

Příklad poskytování peněžního příspěvku

Zaměstnavatel by mohl nárok zaměstnanců na peněžní příspěvek upravit například takto: Zaměstnanci mají v souladu s interní směrnicí zaměstnavatele XY nárok na příspěvek za každou odpracovanou směnu ve výši jízdenky MHD v ceně…… Kč a zaměstnanci, kteří v místě výkonu práce nebydlí, mají nárok na příspěvek ve výši…… Kč za km dle vzdálenosti bydliště od místa výkonu práce, nejvýše však…… Kč.

Otázkou je, zda by v tomto případě nebylo jednodušší každému zaměstnanci navýšit o příslušnou částku měsíční mzdu. Zaměstnavatel se tím vyhne zvýšené administrativě poskytování peněžního příspěvku jednotlivým zaměstnancům a jeho případnému prokazování při kontrole finančnímu úřadu.

 

Doprava zaměstnanců do práce

Další možností je doprava zaměstnanců do práce samotným zaměstnavatelem (eventuálně prostřednictvím smluvního dopravce). Zde je třeba opět posoudit situaci jak na straně zaměstnance, tak na straně zaměstnavatele.

 

Pokud se zaměstnavatel rozhodne zajistit svoz zaměstnanců do a ze zaměstnání vlastní nebo externí dopravou a zaměstnanec tuto dopravu nehradí, jde na straně zaměstnance o zdanitelný nepeněžní příjem ze závislé činnosti podle § 6 zákona o daních z příjmů. Přidaňovat se zde bude ve výši obvyklého jízdného, včetně odvodu sociálního a zdravotního pojistného.

Výjimku však mají zaměstnanci zaměstnavatele, který provozuje veřejnou dopravu osob. Na ty pamatuje ustanovení § 6 odst. 9 písm. e) zákona o daních z příjmů. Od daně jsou u nich a jejich rodinných příslušníků osvobozené příspěvky ve formě bezplatných nebo zlevněných jízdenek.

Doprava zajišťovaná zaměstnavatelem bude opět daňově uznatelným nákladem (výdajem), pokud jde o práva zaměstnanců vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy, pokud tento nebo zvláštní zákon nestanoví jinak. Zaměstnavatel musí být schopen prokázat skutečnost, že uvedené náklady (výdaje) vznikly, že se jedná o náklady (výdaje) vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů, zachycení nákladů (výdajů) v účetnictví (daňové evidenci).

 

Peněžní a nepeněžní příspěvky v účetnictví zaměstnavatele

V případě peněžního příspěvku (proplacení jízdného) zaměstnavatelem na dopravu zaměstnanců do a ze zaměstnání se bude jednat o mzdový náklad. Zaměstnavatel účtuje v rámci účtové skupiny 52 – Osobní náklady. Pro zúčtování odvodů zdravotního a sociálního pojištění hrazených zaměstnavatelem standardně využije účet 524 – Zákonné sociální a zdravotní pojištění.

Jiné to bude v případě zajištění dopravy. Doprava vlastním automobilem se do účetnictví promítne stejně jako provozování jiných dopravních prostředků. Využijí se standardní nákladové účty, kde zachytí náklady na spotřebované pohonné hmoty, odpisy dopravních prostředků, mzdové náklady řidičů apod. Jestliže zaměstnavatel pro dopravu zaměstnanců využije externí automobilovou dopravu, půjde o standardní službu, tj. nákladový účet 518 – Ostatní služby.

 

Zdroj: Podnikatel.cz

Autor: PhDr. Dagmar Kučerová