Na pracovní cestu má být poskytnuta záloha...

Zaměstnavatel je povinen v souvislosti s poskytováním cestovních náhrad, poskytnout zálohu na cestovní náhradu až do její předpokládané výše, pokud se se zaměstnancem nedohodne tak, že záloha poskytnuta nebude.

Vzhledem k tomu, že pro formu této dohody nestanoví ZP žádná pravidla ani postupy, nemusí být tato dohoda písemná. Pokud zaměstnanec na pracovní cestu odjede bez poskytnutí zálohy, má se za to, že s touto dohodou souhlasil. Ani forma poskytnutí zálohy není zákonem stanovena. Může tak být vyplacena v hotovosti, může mu být zapůjčena firemní platební karta, vypsán cestovní šek, nebo může být částka převedena na účet zaměstnance.

Zaměstnanec má povinnost do 10 pracovních dnů po skončení pracovní cesty, nebo v jiné dohodnuté lhůtě, předložit zaměstnavateli všechny doklady potřebné pro vyúčtování pracovní cesty a případně vrátit nevyúčtovanou zálohu. Každou cestu by měl zaměstnanec vyúčtovat samostatně.

Po předložení vyúčtování pracovní cesty zaměstnancem je zaměstnavatel povinen do 10 pracovních dnů, není-li dohodnuta jiná lhůta, vypořádat všechny zákonné nároky zaměstnance. Pokud by nebyla dodržena desetidenní (či jiná dohodnutá) lhůta, neznamená to zánik práva zaměstnance na poskytnutí cestovních náhrad.

Nezapomeňte, že při vyúčtování zahraniční pracovní cesty, je potřeba použít kurz pro přepočet cizí měny k datu poskytnutí zálohy, nebo odjezdu na služební cestu v případě, že zaměstnanec dostal místo zálohy firemní platební kartu.